どんな職場でも付きまとうパソコン雑務

仕事柄いろんな職場におじゃまするけど、パソコン仕事が無い現場は無かったよ。

更に言うと、パソコンで自動化できる仕事も多くあって、それを手作業・手入力でやってるもんだから、かなり効率が悪い事になってたよ。

それはWEB作成とかIT系の現場ではなくて、介護や旅館業みたいなパソコン仕事が無さそうで且つパソコンが本業じゃない現場に多く見かけたよ。
なんでかと言うと本業じゃないからそんなスキル無い人が集まるから。でも実際はやらなきゃいけなくて、グチャグチャになっちゃうんだ。
そして良くない事にパソコンが出来たとしてそんなに評価されない上に、出来ない場合はしっかり評価は下がる感じなんだ。
できて当たり前だけど、それは自己責任だから指導まではしないわけ。

それで誰が困るかというとできない本人が一番困るんだ。
それでどうなるかと言うと終わるまで帰らないとなって、
効率が悪かろうがどうしようもなく残業を続けた結果、立派な日本のサラリーマンが出来上がるんだ。

今回は実際にあった例を3つ紹介していくよ！

同じ内容を手書きで書き写し続けていた、とある旅館の話

その旅館は結構人気でお客さんも結構入ってたんだ。
旅館だからパソコン使わなさそうと思うかもしれないけど、ネット予約と連動した予約管理システムを使っていて、それに付随した諸々が全部パソコン仕事になってたよ。

そしてそのシステムからダウンロードしたExcelを独自の書式に移植、それを印刷してから、各部屋に敷く布団の量を手書きで2枚に書き写し...etc
予約の変更があったらそのすべてをやり直し、書き写し忘れや間違いがあっては従業員さんに文句を言われ...

という事をずっとやっていたんだ。

なのでシステムからダウンロードしたExcelをコピペしたらすべての書類が自動で完成するExcelを作ったんだけど、そうすると手書き業務がまるごと無くなって、間違いもかなり減らすことが出来たんだ。

興味深いのが、実はそれなりにExcelが好きで使える人が何人か居たことなんだ。ここで完成した資料はちょっと調べたらできるくらいの内容だから、社内で作る事も不可能ではなかったはずなんだ。
でもそういうツールを作るって発想が無かったから作るまで至らなかったという事だと思うんだよね。これはとても勿体ない事だよ。

発送先カードを全部手書きしていた、とある食品工場の話

その食品工場は施設にお弁当なんかを作って配達してたんだ。

話を聞いてみると、「献立や発送先の管理が兎に角大変で手が足りない。なんとかしたいけど忙しすぎて自分たちではどうしようもない。」という事だったんだ。
いろんな手作業があったんだけど、一番時間を圧迫してたのが配送先の箱に貼ったりするカードを全部手書きしてたんだ。
これだけ聞くとそんな大した事ないって思うかもしれないけど、200枚以上を毎日、調理をする人が書いてたんだ。

献立の基礎情報を入力すると必要な書類が全て完成して、それを印刷するようなExcelを作って運用してみたんだけど、
1日の印刷枚数が50枚にもなって、トータルで毎日2時間くらい短縮できたんだ。
つまりそれだけの量を毎日手書きしてたんだよね。

この会社では問題解決をする為に、シールのプリンターを購入してたんだけど、みんな知識が無くて運用できなかったんだ。
でも、調理師さんにそこまで求めるのは酷だと思うんだよね。

ある程度知識があれば「これは自分達では解決不可能だから外注するしかない」って判断を早くできたかもしれない。
そういう意味でもパソコン関係の知識は役に立つと思うんだ。

大量の紙書類に埋もれていた、とある福祉事業所の話

その福祉事業所は結構な大所帯で、何か所も事業所がある所なんだ。

福祉と聞いてパソコンは使わないんじゃない？って思うかもしれないけど、やっぱりしっかりとパソコン仕事は存在するんだ。
上級職員には一人一台ノートパソコンが支給されているよ。

そこの所長さんは電子化にかなり前向きなんだけど、自分ではできないから手伝って欲しいって話だったんだ。
歴史もあるし、福祉という事もあって管理が必要な書類がかなりあったんだけど、内容がダブっているものもかなり多かったんだ。
電子管理と効率化は”同じ内容は何回も書かない。複数の書類はできる限り統合する”っていうのがコツだから、
業務内容を詳しく聞いて、一元管理でき、役所への提出も便利なExcelを作ったんだ。

今ではそのデータに記録してクラウドで保管する運用になっているよ。
重複作業がなくなっただけじゃなくて、コピー代の節約にもなって一石二鳥の案件だね。

あとは複数の事業所に努める大量の従業員間の情報共有が手間だとの事だったのでLINEworks（仕事用のLINE）をおすすめして導入も手伝ったんだ。
とても気に入ってくれて、今では活発に情報が飛び交ってるよ。

どんな現場もパソコン仕事
Excelだけでもこんなにできる効率化

こんな感じで、一見パソコンを使わなそうな現場にも、必ずパソコン仕事は存在するよ。
特に出世をして管理職になると有無を言わさずデスクワーク、書類管理みたいな流れもあってとても大変なんだ。
仕事ができる・偉くなるというのはつまり”多くを処理する”か”大勢を管理する”って事になるんだ。
そうするとパソコンと言うツールは、『使えると便利』ではなく『使わないと処理できない』になってくるんだ。
所長がパソコンを勉強し始めたのも、あまりに仕事が多くて回らなくなったからなんだ。

だからみんなに言いたいのは
『できるとプラスになるよ』ではなくて、
『できないとマイナスになるよ』という事なんだよね。

その上で、上手に使えれば出世できたり、自分だけ楽できたりすることもある。
そんな可能性があるのがパソコンなんだ。


今回の例は全部Excelを使ってるんだけど、
実を言うとWEBアプリとかを作った方が高級で、より効率化できる場合があるんだ。

だけどあまりお金を掛けられない事業所や、細かい問題に対処するにはExcelはすごく便利なんだ。
VBAマクロまで使わなくてもここまでの事ができるよ。
これは特性を理解してうまく選択するのが良いと思うよ。

しかも今回上げた3つの例は10個くらい基礎的な関数を知っていれば作る事ができるんだ。
応用的な関数なんてほとんど使ってないよ。

思うに、
それを使ったら何ができるのか？という知識
どうやったら楽ができるのか？という発想
が重要だと思うんだ。


アドナックではそういった事を学んで頂ければと思っているよ。